白板在會議室中可以說是相當常見的物品，會議中除了使用電視來分享簡報畫面外，有時如果需要畫畫或寫下筆記，白板就成為了最好的媒介。然而工作小組利用電視與白板來進行腦力激盪時，就算再有效率，還是有可能會因為手邊設備的限制，而讓工作速度慢了下來，相信你對以下畫面一定相當熟悉:
產品開發進度遇到一些問題，但與客戶約定的交付時間就要到了，PM緊急與成員召開會議討論解決方法，而你被交付了協助會議準備與記錄的工作。為了保證會議可以順利進行，你提早10分鐘先去會議室把設備開啟並確認連線問題，接著成員們帶著筆電和筆記本進到會議室。會議一開始PM先分享筆電畫面跟大家報告遇到的問題，接著成員們輪流使用HDMI線來分享畫面說明想法，你除了要記大家所講的內容以外，還要拍下大家在白板上所畫的東西，製作進度跟催表單。這時你注意到有些同事也想發表想法，但因為坐位離HDMI線比較遠，不方便分享螢幕而沒將想法說出來。
情境聽起來稀鬆平常，但這個過程其實有不少時間被浪費掉了。使用HDMI線開會的話，勢必要有與會者先前往會議室準備，另外每次也只能一個人進行螢幕分享，不是進行螢幕分享的人如果有想法要提出，也會礙於麻煩而可能不說。再來使用實體白板，會議紀錄與後續跟催並不易執行，通常手機拍完後，還要另外轉化為文字。不過透過線上白板與ASTROS無線投影方案就可提升會議討論效率，以下我們將介紹許多好用的線上白板，不管是簡單畫圖、複雜的流程圖到投票等等都可做到!
使用線上白板有哪些好處?
- 白板範圍無限大:實體的白板範圍有限，一但白板畫滿就需要擦掉內容才能再繼續使用。線上白板則通常可以無限擴張，或是可以開啟多個白板來討論。
- 多人同時筆記:線上白板的協作功能可同時讓小組人員進入同個白板寫筆記，讓會議記錄與跟催更有效率。
- 連結、圖檔與影片都可分享: 線上白板可以分享的資源很彈性，不是只有視覺上可以閱讀的文字和圖畫，連聲音和影像也可以分享。
- 可方便多種裝置使用: 不管用筆電、手機或平板，都可以輕鬆連線進入線上白板。
五大線上白板推薦
Google Jamboard – 介面簡單，低學習曲線的協作白板
使用Google Jamboard最重要的事情是開立一個Google Account，接下來就可以免費使用。Google Jamboard介面與功能都相當簡單，便利貼、劃記、分享圖片與連結等都可以執行，想針對不同主題新增白板分頁也不是問題。如果有簡單的議題討論，Google Jamboard一定可以滿足需求，而且第一次使用線上白板的人也可以輕鬆上手，適合上課過程，老師拿來與學生簡單互動。不過因為它的介面較簡易，軟體本身並沒有模板或投票等功能供大家使用。
Miro – 創造最佳即時互動的強大協作白板
Miro的功能相當全面，初進入介面時可能會有一點手足無措，不過一旦開啟你的第一個Miro白板後，馬上就能感受到它的魅力。除了白板以外，Miro還依照你的會議目的提供相當多的模板，從流程圖、心智圖到待辦清單等都能快速製作。另外它的舉手功能和會議紀錄功能，讓會議有趣味也有效率。投票與倒數計時功能雖然是付費才會有，但基礎功能對於小型團隊討論或學校使用，可以說是相當足夠。
免費版的Miro包含了以下:
- 3個可編輯的白板
- 可套用的模板
- 可與Zoom, Slack, Teams, Google Drive等協作
- 可邀請其他人到自己的白板並追蹤他人在白板的行為
Stormboard – 看板式的協作白板
Stormboard的介面呈現類似看板(Kanban)，利用便利貼樣式來呈現。Stormboard一樣可以畫畫、分享影片與檔案並多人同時筆記，不過它的介面需要一些學習時間，例如Google Jamboard和Miro是一打開就能輕鬆找到畫筆和白板，但Stormboard則是要去介面下方的”新增(ADD)”找到白板，開啟後才能開始畫圖，完成後該白板會變成便利貼的樣式存在於Stormboard的介面上。
免費版Stormboard提供5個白板(Storm)，並且每個白板允許其他5位用戶一起編輯，並且可以使用投票與倒數計時功能。”5位用戶共用”老實說對於一般公司規模可能有點太少，不妨考慮使用付費板來享受更多進階功能。
FigJam – 設計感十足的簡易協作白板
FigJam是Figma推出的子服務，Figma可以說是近幾年最受歡迎的設計工具，在軟體介面的設計協作上，其豐富好用的功能博得許多設計團隊的喜愛。Figma主要用來設計和頁面原型製作，FigJam則主要是用來做討論用的白板和圖表。 不用付費也可以使用FigJam，只是有檔案數量的限制以及無法進行投票。
FigJam雖然功能上沒有比Miro和Stormboard強大，不過它的介面也是一打開，你就會知道該如何使用。不管是畫筆、便利貼或各種模板一應俱全，模板上還會有使用說明，有些功能還可下載插件輔助。協作編輯時，可以即時看到是誰在編輯，以及留下註解(Add comment)的時候也會出現留言者的名字。雖然免費版不能進行投票，但你可以利用圖章(Stamp)留下按讚圖示來表達，不管視覺或心靈上都能讓團隊成員覺得很窩心。
Mural – 知名企業愛用的線上協作白板
Mural在它的行銷標語即寫上”Trusted by over 95% of the Fortune 100”(《財星》500強企業愛用)，不僅白板的功能豐富，要用便條、畫圖、畫表格或分享圖片都不是問題，也可以留評論和聊天，投票和倒計時功能在免費版也能享受到。一打開Mural，介面中就可以看到各種模板，你可以依照你的專案性質來挑選使用，有喜歡的還可以儲存起來。免費版的Mural可以開3張白板(Mural)，沒有限制人數一起共用，付費後當然就有更多的自由使用Mural。
這5個線上白板總結來說，Google Jamboard和FigJam可以說是偏入門的協作白板，Miro雖然功能複雜，但介面相當易懂。Mural和Stormboard則是介面稍微複雜，不過也都有許多模板供用戶快速進行討論。大家可以依照自己的需求來找到最適合的協作白板。
線上白板結合ASTROS無線投影方案打造超高效協作會議
還記得一開始提到的開會情境嗎?藉由剛剛介紹到的線上白板，可以彌補實體白板面積不夠、能記錄的素材有限、紙筆會議紀錄不易跟催的缺憾。但如果要再更提升會議效率，ASTROS無線投影方案可以說是不可或缺的一環。「無線投影」顧名思義就是不需要HDMI線，就可以分享自己的螢幕畫面。用HDMI線來投影乍看之下很方便，不過開會前要先進會議室準備環境，會議期間要分享畫面只能大家輪流一個一個分享，甚至用手機的人要分享螢幕畫面還要另外準備轉接頭等。使用ASTROS無線投影，不管成員要使用手機、平板或筆電，都可以一走進會議室利用ASTROS App、ASTROS Pod、AirPlay或Google Cast一鍵分享畫面，並且是可以支援最多4人同時分享螢幕畫面。結合線上白板與ASTROS無線投影，腦力激盪時，可以同時分享計畫的簡報與線上白板畫面，有人有任何的想法，除了在線上白板即時互動外，也能選擇分享螢幕畫面發表。另外ASTROS也有內建白板功能，讓會議主持人可以在顯示器上畫下想法，會後可以下載白板檔案做會議紀錄。想探索更多ASTROS可能性，歡迎點擊連結聯繫我們的團隊。若有採購需求，可直接由此聯繫我們的台灣代理商”棋崚有限公司”協助。
